Bron:\u00a0https:\/\/e-proqure.nl\/valkuilen-bij-selectie-en-implementatie-van-inkoopsoftware\/<\/p>\n
Bij een implementatietraject van inkoopsoftware worden in de praktijk helaas veel fouten gemaakt. Projecten worden dan ook vaak niet binnen de tijd en het budget afgerond. Of worden zelfs voortijdig stopgezet. We hebben voor u de grootste valkuilen op een rijtje gezet. Aandachtspunten waarmee u rekening houdt om de\u00a0implementatie van uw softwareproject wel binnen de tijd en het budget te realiseren.<\/p>\n
<\/p>\n
Voorkom de volgende veelvoorkomende valkuilen voor een succesvolle implementatie:<\/p>\n
Een inkoopsoftwaretraject, zeker een contractmanagement- of purchase-to-pay- implementatie, is ingrijpend. Er zijn veel gebruikers bij het traject betrokken. Daarnaast raakt de implementatie raakt een groot deel van de processen binnen een organisatie. Niet de juiste mensen aan boord, onvoldoende training, tijdsgebrek en slecht ingerichte processen kunnen tijdens het live gaan tot grote teleurstellingen leiden.<\/p>\n
Inkoopsoftware raakt een groot deel van de bedrijfsvoeringsprocessen. Het project heeft dan ook brede impact en daardoor vaak een hoog risicoprofiel. Vooraf is het van belang om afspraken over de kaders te maken en te handhaven. Indien afspraken worden geschonden of andere projecten prioriteit krijgen, kan dit een grote invloed hebben op de doorlooptijd en\/of het budget van het project.<\/p>\n
Vaak wordt onvoldoende tijd genomen voor het uitvoeren van gedegen marktonderzoek naar mogelijke oplossingen en leveranciers. Referentiebezoeken en gesprekken met experts horen daar zonder meer bij. Dit kan leiden tot een verkeerde selectie van leveranciers en onvoldoende gebruik van expertise voor het opstellen van de eisen en wensen. Een ander gevaar is, dat interessante leveranciers niet in beeld komen.<\/p>\n
Het niet betrekken van belanghebbenden met de juiste expertise kan leiden tot het stellen van de verkeerde functionele eisen en wensen aan de oplossing voor uw organisatie of het niet smart formuleren van eisen. Uiteindelijk kan dit leiden tot de verkeerde keuze van leverancier en tot stopzetting van een project.<\/p>\n
Bij veel organisaties zien we helaas dat een inkoopsoftwaretraject wordt afgesloten na livegang zonder enig vervolg. Zo blijven issues openstaan waardoor het uiteindelijke gebruik en daarmee de ROI van het project achterblijft bij de verwachting. Zorg er na implementatie voor ook een gebruik- en onderhoudsfase op te tuigen zodat u meer rendement haalt uit uw investering.<\/p>\n
Projectmanagement is essentieel, zowel aan de kant van de klant als van de leverancier. Hanteer een projectmatige (bijv. Prince2) aanpak. Zorg voor een projectorganisatie met de juiste mensen en een business case en projectplan waarin uren, risico\u2019s en kosten\/baten in beeld zijn, zodat u tijdig kunt bijsturen.<\/p>\n
De selectie en implementatie van inkoopsoftware vereist een contract waarin heldere afspraken worden gemaakt over verantwoordelijkheden van beide partijen, het acceptatieproces, fatale termijnen tijdens implementatie en een helder service level agreement. Onduidelijke of niet redelijke afspraken leiden in de praktijk niet tot een succesvol traject.<\/p>\n
Technologische ontwikkelingen gaan snel. Nieuwe technologie\u00ebn zoals blockchain en artificial intelligence worden steeds meer toegepast, ook bij inkoopsoftware-oplossingen. Indien u niet over actuele kennis van de technologische mogelijkheden beschikt, loopt u het risico om een oplossing te selecteren die onvoldoende toekomstbestendig is.<\/p>\n